Fallbeispiele

Fallbeispiel:
Web-Anwendung für Bestandsmanagement, Disposition, Faktura, Plakat-Logistik, Qualitätsmanagement, Mietabrechnung, CRM und Umsatzstatistik

Kunde: PLAKATUNION Außenwerbe-Marketing GmbH & Co. KG

Die PLAKATUNION ist einer der führenden Anbieter von Außenwerbung in Deutschland. 2005 aus dem Zusammenschluss von 12 unabhängigen, mittelständischen Unternehmen der Plakatbranche hervorgegangen, sind sie mit ca. 25.000 Werbeflächen in allen 16 Bundesländern und über 2.500 Städten vertreten.
PLAKATUNION beschäftigt zur Klebung der Plakate ca. 400 Plakateure die Bundesweit alle 10 Tage insgesamt ca. 15.000 Plakatflächen bekleben bzw. prüfen.

Die Herausforderung

PLAKATUNION wollte schrittweise ihre vorhandenen Softwareanwendungen modernisieren und erweitern.
Ausgangspunkt war die Einführung einer Fotodokumentation für die Plakateurleistungen per Handyanwendung. Zur Darstellung der Aufträge inkl. Rückmeldefoto sollte eine Web-Anwendung erstellt werden, die zusätzlich die Tourenlisten für die Plakateure erzeugt und die Eingabe und Kontrolle von Plakatmengen in den Versandlagern ermöglicht.
Als nächstes sollten umfangreiche Auftrags- und Umsatzstatistiken sowohl für PLAKATUNION als auch Ihre Partnerfirmen erstellt werden.
Anschließend sollte auch die dekadische Umsatzabrechnung mit den Partnern und die jährliche Bonusabrechnung mit den Auftraggebern integriert werden.
Für die Partner sollten Module zum Bestandsmanagement und Mietabrechnung ihrer Werbeflächen implementiert werden.
In diesem Zusammenhang sollten auch CRM-Funktionen zur Optimierung und Dokumentation der Kommunikation zwischen Partnern und Grundstückseigentümern hinzugefügt werden.
Ab September 2013 sollten auch die letzten Geschäftsprozesse "Vertriebsstammdaten", "Disposition" und "Auftraggeber-Faktura" integriert sein.

Die erfolgreiche Umsetzung

  • Als Grundlage für alle Funktionen dient das vielfach bewährte Baukastensystem für Web-Anwendungen von MGGM Software.
    Die Grundanwendung enthält bereits alle nötigen Funktionen zur Benutzerverwaltung, Rollen- und Rechtevergabe sowie geprüfte Sicherheitsmerkmale.
  • Die Oberfläche der Web-Anwendung wurde so konzipiert, dass Sie problemlos um zusätzliche Module erweitert werden kann und den verschiedenen Benutzern (PLAKATUNION, Gesellschafter, Kooperationspartner, Auftraggeber, Plakateure, Versandlager, Reiniger) immer nur die für sie freigeschalteten Module mit den entsprechenden Daten angezeigt werden.
  • Als Datenbasis wird 2x täglich der aktuelle Stamm- und Auftragsdatenbestand in die MS-SQL-Server Datenbank der Web-Anwendung synchronisiert.
  • Die Startseite der Web-Anwendung ist für den Benutzer individuell mit Informations-Widgets konfigurierbar.
  • Jeder Plakateur hat ein Handy mit einer speziellen Software zur Erstellung von Belegfotos.
  • Plakateure und Versandlager haben Zugriff auf Tourenlisten und Plakatbedarf. Das System unterstützt die Plakateure auch bei der Abrechnung mit Ihren Auftraggebern.
  • Mitarbeiter von Plakatunion haben Zugriff auf die Plakateurrückmeldungen und darauf basierende Statistiken
  • Das Qualitätsmanagement von PLAKATUNION kann Plakateurrückmeldungen kontrollieren und bewerten.
  • Auftraggeber können in einem Modul für Durchführungsbestätigungen alle relevanten Informationen zur Durchführung ihrer Aufträge einsehen.
  • Gute Rückmeldefotos werden u.a. für die Auftraggeber in einem Fotoarchiv zusammengestellt. Die Fotos werden dabei vom System anhand verschiedener Kriterien automatisch selektiert.
  • Auf Störungen beim Plakataushang kann durch die direkte Rückmeldung per Handy und die unmittelbare Weiterverarbeitung in der Web-Anwendung direkt reagiert werden.
  • Notwendige Reparaturen oder Wartungsarbeiten können vom Partner direkt aus der Web-Anwendung heraus bei einem geeigneten Dienstleister beauftragt werden, der die Fertigstellung dann ebenfalls per Handy oder über die Web-Anwendung zurückmelden kann.
  • Die regelmäßige Reinigung alle Werbeflächen mit Rahmen kann ebenfalls zentral gesteuert und per Handy zurückgemeldet werden.
  • In einem Modul zur Auftragsstatistik können PLAKATUNION und ihre Partner die Auftragsdaten in verschiedensten Ebenen gruppieren, summieren, filtern und vergleichen. Die jeweiligen Auswertungsparameter lassen sich speichern um diese später nochmals ausführen zu können.
  • In einem Modul zur Standortstatistik können PLAKATUNION und ihre Partner alle Stammdaten und standortbezogenen Belegungen, Umsätze, Störungen und Pflegen einsehen.
  • Für die Partner steht ein Modul zur Mietabrechnung zur Verfügung. Die Grundstücksmiete kann dabei als Festbetrag, umsatzbezogen mit Mindestbetrag oder mit Abschlagszahlungen gezahlt werden. Auch Zahlungen für Strom oder andere individuelle Gegebenheiten können berücksichtigt werden.
  • Auf Basis der Mietabrechnung, den Zahlen aus der Auftragsstatistik und der Möglichkeit zur Erfassung weiterer Kosten für Aufbau, Reparaturen, etc., wurden Module zur Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erstellt, über die sich effizient die Rentabilität der einzelnen Werbeträger ermitteln lässt.
  • Zusätzlich zur Mietabrechnung gibt es noch weitere Bestandsmanagement-Funktionen zur Stammdatenpflege von Grundstücken, Werbeträgern, Standorten und Werbeflächen.
  • An den Stammdaten können auch Dokumente hinterlegt werden, um z.B. eine digitale Grundstücksakte anzulegen.
  • Zur Vereinfachung der Digitalisierung unterstützt das System den Stapel-Import von Dokumenten und die automatische Verknüpfung des Dokuments im System. Dazu können in der Web-Anwendung Barcodes für jedes Dokument erzeugt werden, die dann einfach auf die erste Seite des Dokuments geklebt werden. Ein ganzer Stapel von Dokumenten kann so am Stück gescannt und von einem Upload-Dienst in das System importiert werden. Über einen Windows-Desktop-Agent ist es möglich mit nur einem Klick im Browser einen Barcode auf einem angeschlossenen Barcode-Drucker zu drucken.
  • Da mit vielen Grundstückseigentümern nur per Post und nicht per Email kommuniziert werden kann, haben wir eine Schnittstelle für den digitalen Postversand integriert. Damit lässt sich ein Brief genau wie eine Email online schreiben. Über die Schnittstelle wird der Brief dann von einem angeschlossenen Dienstleister gedruckt, kuvertiert und verschickt. Der Brief wird automatisch als PDF im Journal archiviert.
  • Im Journal lassen sich natürlich auch alle anderen Konversationen dokumentieren, egal ob per Email, Telefon oder persönlich kommuniziert wurde.
  • Über ein Suchfeld in der Menüleiste kann der Partner schnell nach beliebigen Stammdaten, Vertragspartnern oder Dokumenten im Bestandsmanagement volltext suchen.
  • Im September 2013 (für das Geschäftsjahr 2014) wurden die letzten Fremdsysteme für Stammdatenverwaltung, Disposition und Auftraggeber-Faktura durch entsprechende Module im PLD-System abgelöst.