Fallbeispiele

Fallbeispiel:PDF-Merge und Postversand für Gebäudedienstleister

Kunde: Winkler Dienstleistungen - W+S Winkler GmbH

Die W+S Winkler GmbH ist ein mittelständischer Anbieter von Gebäudedienstleistungen mit ca. 800 Mitarbeitern.

Die Herausforderung

Für ihre Außendienstmitarbeiter ist der Kunde verpflichtet, jedem Mitarbeiter regelmäßig individuelle Dienstpläne zu erstellen.
Da die Mitarbeiter geografisch verteilt sind, müssen die Dienstpläne zusammen mit den Lohnabrechnungen einmal im Monat per Post zugestellt werden. Die vom Kunden verwendete Branchensoftware von LANDWEHR exportiert sowohl die Lohnabrechnungen, als auch die Dienstpläne als einzelne PDF-Dateien. Für einen kosteneffizienten Postversand mussten bisher ca. 3000 Dienstpläne manuell zu ca. 800 Lohnabrechnungen zugeordnet werden. Dafür haben zuvor 3 Mitarbeiter 2-3 Tage pro Monat benötigt. Es sollte eine Software implementiert werden, die automatisch jedem Lohnabrechnungs-PDF die zugehörigen Dienstpläne anhand der Personalnummer anhängt, so dass am Ende für jeden Mitarbeiter nur 1 PDF-Dokument vorhanden ist. Das zusammengefasste Dokument sollte anschließend auf elektronischem Wege dem Postversand zuführbar sein (z.B. über ePost oder Oekopost).

Die erfolgreiche Umsetzung

  • Es wurde eine kleine Desktop-Anwendung geschrieben, mit der sich Lohnabrechnungen und Dienstpläne zu jeweils einer Datei zusammenfassen lassen.
  • Das Programm sucht in den Dienstplan-PDF-Dateien nach der Personalnummer aus den Lohnabrechnungen und fügt die Dateien entsprechend zusammen.
  • Da die Quell-PDFs für den elektronischen Postversand keinen ausreichenden Rand haben, werden die Inhalte auf 92% verkleinert und neu auf der A4-Seite positioniert.
  • Bei der Zusammenfassung der Dokumente werden die Dokumente auf Vollständigkeit validiert, und der Benutzer entsprechend informiert.
  • Mit einem Oekopost-Account ist es dem Kunden möglich, die so erzeugten PDF-Dateien direkt elektronisch an Oekopost zu verschicken, die dann sofort den Briefversand starten.
  • Zusätzlich können über einen Oekopost-Account auch andere Briefe im PDF-Format verschickt werden.
  • Mit einem über MGGM Software angelegten Oekopost-Account hat der Kunde die Möglichkeit von unseren verhandelten Sonderkonditionen für den Postversand zu profitieren.

Unser Angebot für Sie

  • Sie verwenden ebenfalls die Software von LANDWEHR zur Erstellung von Lohnabrechnungen und Dienstplänen?
  • Kaufen Sie einfach eine Lizenz von unserem LW-PDFMerge für 199 Euro zzgl. MwSt. und sparen Sie sich unnötigen manuellen Sortier- und Versandaufwand.
  • Legen Sie sich zusätzlich noch einen Account bei Oekopost unter unserem Key-Account "mggm-stolte" an, und profitieren Sie von unseren Sonderkonditionen:
    • S/W-Druck: je erste Seite: 14 Cent; je Folgeseite: 11 Cent
      zzgl. Porto laut Preisliste der Deutsche Post AG abzgl. 20% Portorabatt für Standardbriefe und Kompaktbriefe
    • Farbdruck: je erste Seite: 22 Cent; je Folgeseite: 14 Cent
      zzgl. Porto laut Preisliste der Deutsche Post AG abzgl. 20% Portorabatt für Standardbriefe und Kompaktbriefe
    • Druckkosten gelten zzgl. MwSt.
    • Der Briefversand aus LW-PDFMerge erfolgt aktuell grundsätzlich im S/W-Druck
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